仕事の英文メールで失礼な言葉遣いをしていないか心配です

Q. 英語にも敬語はありますか？仕事で海外のクライアントにメールをする時、失礼な言葉遣いをしていないか心配です。

A. 日本の敬語とは少し違いますが、丁寧な言い回しはもちろん存在します。仕事でのビジネスメールでは、丁寧な言葉遣い、ビジネスシーン向けの単語、正しいフォーマットを使用することが大切です。なんとなく難しく聞こえがちですが、基本的には日本のビジネスメールと同じです。あまり気負わずに、丁寧な対応を心がけるだけで十分です。

ビジネスシーン向けの丁寧な言葉遣いや単語とは

ビジネスシーンでは、メールのみに限らず、プライベートで使用しているような口語表現は使用できません。そのためスラングはもちろんのこと、省略文は好ましくありません。例えば、wanna（want to / would like to）・gonna（going to）・gotta（have to）…のような、日常会話でよく使われているワードも、避けたほうがよいでしょう。

簡単な例で言えば… “Can（できる）” → “Could（できます）”

Can you send detailed information of the products?
→ Could you send detailed information of the products, please?

“商品の詳細を送ってくれる？” という文章に対して、後者は、”お手数ですが商品の詳細をお送りいただけますか？” といったニュアンスに変化します。丁寧な言葉遣いに加えて、言い回しにも注意する必要がありますね。

”Want” と “Would like” で、例文を見てみましょう。

I want to cancel the interview.
→ I am sorry to tell that I would like to cancel the interview due to my schedule conflict.

“面接をキャンセルしたいんだよね” という文章に対して、後者は “申し訳ございませんが、こちらのスケジュールの調整がつかない為、今回の面接は見合わせていただきたいと思います。” といったニュアンスに変化します。 “Would like”に加えて、文頭で “I am sorry to tell” と謝罪を述べてから、キャンセルしたい理由を伝えている、丁寧な文章です。

正しいフォーマットは基本中の基本！

正しいフォーマットは、ビジネスメールを送るうえで、大切な礼儀のひとつでもあります。書き出し・本文・結び、という構成も、基本的には日本のビジネスメールと同じです。

宛名や件名…英語ではどう表現するの？

まず、メールの文頭に書く挨拶（宛名）は、Dear Mr. Suzuki, や Hello Taro,（鈴木太郎様宛）が一般的です。受け取る人が予想できない場合は、Dear Madam or Sir, もしくは To Whom it may concern, （関係者各位様、担当者様）がよいでしょう。結びの挨拶としては、下記のように、差出人の氏名の前に、Regards, Sincerely, Yours truly, Respectfully, などが使用されます。

Best Regards,
Taro Suzuki

件名は、日本語と同じように、要件をできるだけ簡潔に述べていればOKです。例えば、Request for ×××（依頼）、Order for ×××（注文）、 Shipment for ×××（発送）、Inquiry about ×××（問い合わせ）、 Thank you very much for ×××（お礼）、Sorry for ×××（謝罪）…などがよく使われます。

難しく考える必要はありません

難しく考えるあまり、一通のメールの中に様々な内容を詰め込みがちですが、ずらずらと長い文章を書けばよいというものでもありません。基本的なフォーマットとビジネスシーン向けの単語、丁寧な言葉遣いに注意しながら、要件を簡潔にまとめましょう。伝えたいという意思と丁寧な姿勢があれば、相手にもきちんと伝わります。